Laimėjote viešąjį pirkimą – kaip toliau tvarkyti finansus?

Laimėjus viešąjį pirkimą – įmonė įsipareigoja ne tik įvykdyti sutartinius įsipareigojimus, bet ir užtikrinti skaidrų, efektyvų ir teisės aktus atitinkantį finansų valdymą. Net ir turint ilgametę patirtį – kiekvienas projektas reikalauja kruopštaus pasiruošimo, ypač kalbant apie pinigų srautus, sąskaitų išrašymą ir atsiskaitymo tvarką.

Tinkamas biudžeto planavimas – nuo paraiškos iki projekto pabaigos

Tinkamas biudžeto planavimas yra svarbus, nes užtikrina viešojo pirkimo sėkmę. Nors konkurencinga kaina dažnai lemia pergalę konkurse – laimėtojas privalo įrodyti, kad jo pasiūlymas atitinka ne tik kainos, bet ir ekonominio naudingumo kriterijų.

Pagal Viešųjų pirkimų įstatymo 89 straipsnį, perkančiosios organizacijos turi vertinti tiek kainos, tiek kokybės santykį, techninius parametrus, vykdymo terminus, eksploatacines išlaidas ir kitus kriterijus. Tai reiškia, kad prieš pasirašant sutartį – tiekėjas turi labai tiksliai apskaičiuoti visus su projekto įgyvendinimu susijusius kaštus.

Planuojant biudžetą reikėtų įvertinti ne tik tiesiogines sąnaudas, tokias kaip darbo užmokestis, medžiagos ar technika, bet ir netiesiogines išlaidas: transporto, komunikacijos, administravimo, dokumentacijos rengimo, konsultavimo ar net draudimo kaštus.

Taip pat būtina numatyti rezervą nenumatytiems atvejams. Dažna klaida yra pernelyg optimistiškas planavimas be jokio lankstumo, o tai gali turėti įtakos pelningumui ar net sukelti grėsmę įgyvendinti projektą laiku.

Kitas svarbus aspektas – projekto trukmė ir galimų vėlavimų rizika. Svarbu ne tik įvertinti realų įgyvendinimo terminą, bet ir numatyti rizikų valdymo strategiją: tiekimo grandinės sutrikimus, orų sąlygas (statybos atveju), darbo jėgos trūkumą ir pan. Kiekvienas vėlavimas gali reikšti ne tik prarastas pajamas, bet ir netesybas, kurios numatytos pagal sutarties sąlygas bei gali siekti iki kelių procentų nuo sutarties vertės.

Dar vienas dažnai pamirštamas aspektas – žaliavų ir paslaugų kainų pokyčiai. Per keletą mėnesių ar metų trunkantį projektą kainos gali ženkliai pasikeisti. Pagal CK 6.204 straipsnį, šalys gali reikalauti sutarties pakeitimo dėl svarbių aplinkybių pasikeitimo, tačiau viešųjų pirkimų atveju tai itin sudėtinga, todėl tokie pokyčiai turi būti numatyti jau planuojant.

Jeigu planuojama naudoti subrangovus – būtina įsivertinti jų patikimumą, kainas ir įsipareigojimų vykdymo terminus. Viešųjų pirkimų įstatymas įpareigoja nurodyti subrangovus jau pasiūlymo stadijoje, todėl jų įtraukimas turi būti pagrįstas iš anksto.

Norint efektyviai valdyti biudžetą – rekomenduojama naudoti skaitmeninius planavimo įrankius, kurie padeda sekti išlaidas realiu laiku. Tai gali būti specializuotos projektų valdymo sistemos, biudžeto skaičiuoklės ar net debesų pagrindu veikiantys sprendimai, kurie padeda centralizuotai tvarkyti visas su projektu susijusias išlaidas.

Aiški finansinių srautų kontrolė – ne tik vidinei tvarkai, bet ir teisės aktų reikalavimams užtikrinti

Vykdant viešąjį pirkimą – tinkamas finansinių srautų valdymas yra neatsiejamas nuo sėkmingo projekto įgyvendinimo ir atsiskaitymo su valstybe ar finansuotoju. Pagal Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 12 straipsnį, kiekvienas ūkio subjektas privalo apskaitą tvarkyti taip, kad bet kuriuo metu būtų galima objektyviai įvertinti finansinę padėtį, priimti sprendimus ir užtikrinti teisės aktų laikymąsi.

Tai tampa ypač aktualu įgyvendinant projektus, finansuojamus iš viešųjų arba ES struktūrinių fondų. Tokiu atveju būtina laikytis ne tik nacionalinių įstatymų, bet ir specifinių finansavimo sąlygų, kuriose aiškiai nurodomi finansų kontrolės mechanizmai, dokumentacijos reikalavimai, atsiskaitymo terminai bei atsakomybė už neteisingą lėšų panaudojimą.

Ką tai reiškia praktikoje?

• Finansinių įvykių fiksavimas: Kiekviena sąskaita, avansas ar atsiskaitymas turi būti apskaitytas laiku ir aiškiai susietas su konkrečiu projekto veiksmu. Tai padeda ne tik užtikrinti skaidrumą, bet ir išvengti VMI, VPT ar auditorių pastabų.

• Apmokėjimo terminų laikymasis: Viešuosiuose projektuose dažniausiai taikomi standartiniai atsiskaitymo terminai – 30 arba 60 kalendorinių dienų po sąskaitos-faktūros gavimo arba darbų priėmimo akto pasirašymo. Vėlavimas atsiskaityti gali ne tik kenkti reputacijai, bet ir tapti pagrindu delspinigiams ar net sutarties nutraukimui.

• Biudžeto stebėsena: Projektų finansai turi būti planuojami ir vykdomi pagal patvirtintą biudžetą. Net ir nedideli nukrypimai gali sukelti problemas vėlesniame etape, kai reikės atsiskaityti su finansuotoju.

• Atskira banko sąskaita: Nors tai nėra privaloma visiems, finansavimo institucijos dažnai to reikalauja projektams, kurių vertė viršija tam tikrą ribą (pvz., 60 000 Eur). Atskira sąskaita leidžia aiškiai atsekti visus pinigų judėjimus.

• Dokumentų archyvavimas: Įgyvendinant viešąjį projektą būtina kaupti ne tik sąskaitas, bet ir sutartis, aktus, banko pavedimus, korespondenciją. Visi dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 10 metų.

Apskaitos procesų automatizavimas – mažiau klaidų ir daugiau laiko sprendimams

Didėjant vykdomų projektų skaičiui ir apimčiai – tradicinis, rankiniu būdu vykdomas apskaitos procesų valdymas tampa ne tik neefektyvus, bet ir pavojingas verslo stabilumui. Rankiniu būdu tvarkant sąskaitas, dokumentaciją ar atsiskaitymų sekimą – padidėja rizika padaryti klaidų, vėluoti su mokėjimais ar net netinkamai atsiskaityti finansuotojams. Norint užtikrinti tikslią, greitą ir teisės aktų reikalavimus atitinkančią apskaitą – rekomenduojama pereiti prie skaitmeninių sprendimų.

Pagal VMI rekomendacijas, verslai vis aktyviau turi naudotis elektroninėmis sąskaitomis, kurias galima ne tik išrašyti, bet ir perduoti tiesiogiai mokesčių administratoriui. Tai ypač svarbu viešųjų pirkimų kontekste, kai kiekvienas dokumentas turi būti tiksliai užfiksuotas, laiku pateiktas ir, jei reikia, integruotas į ataskaitas Finansų ministerijai ar kitiems tikrintojams. Tokiu būdu užtikrinama, kad duomenys būtų vieningo formato, o jų perdavimas – atitiktų elektroninių dokumentų valdymo taisykles.

Vienas iš praktiškų pavyzdžių – saskaita123.lt platforma, kuri orientuota į mažas ir vidutines įmones, vykdančias tiek komercinius, tiek viešuosius projektus. Ši sistema leidžia ne tik kurti ir kaupti sąskaitas, bet ir integruoti jas su bankinėmis operacijomis, sekti atsiskaitymus realiuoju laiku bei ruošti ataskaitas. Tokie sprendimai ypač naudingi, kai įmonė įgyvendina kelis viešuosius projektus vienu metu ir kiekvieno jų apskaita turi būti atskira, tiksliai suarchyvuota ir patikrinama.

Be to, pagal LR buhalterinės apskaitos įstatymą (12 str.), įmonės privalo turėti tokią apskaitos tvarkymo sistemą, kuri užtikrina operatyvų ir tikslų informacijos pateikimą. Automatizuota sistema leidžia lengviau įgyvendinti šį reikalavimą bei užtikrina, kad verslo sprendimai būtų grindžiami tikslia, realaus laiko informacija.

Sutartinių įsipareigojimų laikymasis – apsauga nuo netesybų ir sankcijų

Pagal Viešųjų pirkimų sutarties bendrąsias sąlygas, užsakovas turi teisę taikyti netesybas, jei tiekėjas nesilaiko numatytų terminų ar tinkamai neįvykdo darbų. Siekiant to išvengti:

• rekomenduojama nuolat stebėti projekto eigą pagal grafikus
• fiksuoti visus atliktus darbus su aktais
• laiku informuoti perkančiąją organizaciją apie galimus nesklandumus

Be to, VPT (Viešųjų pirkimų tarnyba) gali inicijuoti patikrinimą, jei kyla abejonių dėl viešųjų lėšų panaudojimo.

Projektų ir apskaitos integracija – efektyvus darbo procesas be perteklinio dubliavimo

Kai įmonė įgyvendina viešuosius pirkimus ar ES fondų lėšomis finansuojamus projektus – labai svarbu užtikrinti sklandų projekto valdymą ir tikslų finansinių duomenų sekimą. Visgi, realybėje šie du procesai dažnai vyksta atskirai – projektai valdomi per vienas sistemas ar net „Excel" lenteles, o apskaita tvarkoma per kitas priemones. Tai sukuria perteklinį darbą, padidina klaidų riziką ir sunkina bendrą kontrolę.

Vadovaujantis LR finansų ministro 2014 m. gruodžio 31 d. įsakymu Nr. 1K-443, kuriuo patvirtintos Europos Sąjungos fondų lėšų administravimo ir finansavimo taisyklės – kiekvienas projektas turi būti įgyvendintas taip, kad būtų aiškiai atsekama, kaip panaudotos lėšos, laiku rengiamos ataskaitos ir visos išlaidos pagrįstos dokumentais. Šiuos reikalavimus paprasčiausia įgyvendinti tada, kai projektų valdymo ir apskaitos sistemos yra integruotos.

Integracija ne tik atitinka teisės aktų reikalavimus, bet ir suteikia įmonei realią pridėtinę vertę – aiškesnę kontrolę, greitesnę reakciją į pokyčius ir mažesnę administracinę naštą. Tokie sprendimai tampa būtinybe, ypač kai vienu metu vykdomi keli projektai.

Laimėtas viešasis pirkimas – tai ne tik galimybė įgyvendinti svarbų projektą, bet ir didelė atsakomybė laikytis finansinės drausmės, užtikrinti skaidrumą bei laikytis visų teisinių įsipareigojimų. Kiekvienas etapas – nuo biudžeto planavimo ir išlaidų prognozavimo iki sąskaitų išrašymo bei ataskaitų pateikimo – turi būti pagrįstas tikslia, patikima ir laiku fiksuojama informacija.

Efektyvus finansų valdymas tampa įmanomas tik tuomet, kai įmonė geba ne tik laikytis formalių reikalavimų, bet ir integruoti savo vidinius procesus – projektų valdymą, apskaitą bei dokumentų kontrolę. Modernūs skaitmeniniai įrankiai ir aiškūs darbo principai padeda išvengti žmogiškųjų klaidų, taupyti laiką bei formuoti patikimo partnerio įvaizdį tiek viešajame, tiek privačiame sektoriuje.

Sėkmingas projektas – tai ne vien įgyvendinti darbai, bet ir aiškiai parodyta, kaip efektyviai ir atsakingai buvo panaudotos lėšos, todėl investicijos į sistemingą finansų tvarkymą ir skaidrią apskaitą – tai investicijos į įmonės ateitį.