Viešieji pirkimai pradedantiesiems. Kaip sėkmingai dalyvauti viešuosiuose pirkimuose?
02.07.2020
Kaip sėkmingai dalyvauti viešuosiuose pirkimuose?
Viešųjų pirkimų skelbimai yra viešinami nuolatos, tad jeigu vienas arba kitas bandymas nebuvo sėkmingas – nereikia pergyventi, kadangi kuo daugiau bandysite – tuo daugiau išmoksite ir tuo greičiau galėsite didžiuotis esantis laimėtoju konkurse.
Tiesa, dažniausiai nuolatos dalyvaujantys, tačiau vis nelaimintys verslininkai, daro tas pačias klaidas, kartoja jas metų metus. Su jomis susipažinus – paprasta išvengti.
Aptarsime svarbiausius niuansus, kurie Jums leis jaustis labiau užtikrintu. Sužinosite kas yra viešieji pirkimai, kaip dalyvauti viešuosiuose pirkimuose ir susipažinsite su kita informacija šiame gide "Viešieji pirkimai pradedantiesiems. "
Parduodant prekes arba paslaugas organizacijoms, kurios gauna finansavimą iš valstybės – reikia griežtai atitikti keliamus reikalavimus ir tuo pačiu laikytis teisės aktų. Susipažinti su viešuosius pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais galite čia: viešųjų pirkimų įstatymas – svarbiausi punktai tiekėjams
Tiekėjais gali būti:
Fizinis asmuo, kuris verčiasi kokia nors veikla.
Juridinis asmuo.
Kita organizacija.
Asmenų grupė.
Konkrečiai tariant – tiekėjas yra tas asmuo, kuris konkursuose siūlo savo kandidatūrą, tikisi laimėti ir suteikti tas paslaugas, kurios yra nustatytos keliamose sąlygose.
Registracija šioje sistemoje yra nemokama, tad kiekvienas tiekėjas, kuris racionaliai įvertina savo galimybes – gali teikti kandidatūrą. Užpildžius registracijos formą per 3 dienas statusas bus patvirtinimas ir tiekėjas gali teikti savo kandidatūrą jį dominančiame konkurse.
Tiekėjo registracija yra vykdoma tik vieną kartą. Net ir po ilgo laiko pasyvumo – paskyrą vėl galima naudoti.
Jeigu norite pats pirmas sužinoti apie tuos viešuosius pirkimus, kurie atitinka Jūsų verslo sritį – užsiprenumeruokite paslaugas pas mus ir asmeniškai elektroniniu paštu pats pirmas sužinokite apie viešuosius konkursus.
Neteks gaišti daug laiko peržiūrint skirtingus konkursus, kol rasite atitinkantį Jūsų sitį. Užsisakius mūsų paslaugas – sutaupysite daug laiko, kurį galėsite skirti tinkamam savęs reprezentavimui ir geram pasiūlymo pateikimui.
Kandidatavimui reikia laiko, tad siūlome pirmiausia įvertinti, ar tikrai turite realias galimybes laimėti, o tik tada bandyti. Kodėl? Nes tai sutaupys Jums daug laiko bei energijos. Jeigu atitinkate visus keliamus reikalavimus ir nėra jokių priežasčių dėl kurių kandidatuoti tam tikrame konkurse Jums neverta, kadangi nelaimėsite – tokiu atveju siūlome bandyti. Tai nėra sėkmės dalykas. Viskas priklauso nuo Jūsų kompetencijos.
Jeigu negalite patenkinti tam tikrų reikalavimų – visada galite kandidatuoti kaip ūkio subjektų grupė arba remtis kito subjekto vardu, tapti subrangovu.
Sudarius paslaugos pirkimo dokumentus galimos tik mažos korekcijos, tad labai svarbu ne tik prieš pasirašant sutartį, tačiau ir prieš pretenduojant į konkursą – kuo detaliau išsiaiškinti net ir pačias mažiausias smulkmenas. Taip taupote ne tik savo, tačiau ir organizacijos laiką. Galiausiai, viešieji pirkimai nėra ta sfera, kur svarbu tik laimėti. Juk dar reikės konkurso sąlygas įgyvendinti!
Būtinai įvertinkite, kokie yra projekto įgyvendinimo terminai, kokios sumos, net ir patys smulkiausi akcentai gali būti labai svarbūs.Pasirenkamas konkursas pirmiausia turi atitikti keliamą BVPŽ kodą. Tačiau tik konkurso radimas – dar ne viskas, kadangi reikalingas detalus dokumentacijos analizavimas, kuris padeda įvertinti – ar būsite pajėgus atitikti keliamus reikalavimus. Štai paraleliai gali atrodyti keli konkursai, kurie priskirti tam pačiam kodui. Tačiau pradėjus analizuoti keliamus kvalifikacinius reikalavimus bei kitas smulkmenas matyti, kad skirtumai – akivaizdūs ir tikrai ne visuose verta siūlyti savo kandidatūrą.
Viešųjų pirkimų skelbimuose įprastai pateikiama ši informacija:
Bendro pobūdžio informacija apie pirkimo vykdytoją;
Informacija apie tai, kaip reikia pateikti pasiūlymą;
Tiekėjų pašalinimo pagrindai;
Tiekėjų kvalifikacijos reikalavimai;
Pasiūlymo forma;
EBVPD (angl. ESPD) deklaracijos forma;
Techninė specifikacija;
Sutarties projektas arba esminės būsimos sutarties sąlygos;
Informacija apie pasiūlymų vertinimo kriterijus;
Pasiūlymų vertinimo tvarka.
Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad laimėjimo atveju tiekėjas gali atsisakyti suteikti paslaugas. Tačiau tokiu atveju jam dažniausiai taikomos piniginės nuobaudos, po kelių kartų jis net gali būti įtraukimas į nepatikimų tiekėjų sąrašą. Štai todėl svarbus savo galimybių įvertinimas ir dalyvavimas tik tokiu atveju, kai tiekėjas yra ramus, kad paslaugas suteikti galės.
Tiesa, norėdami sužinoti tam tikrus akcentus turite nepamiršti, kad svarbiausia yra išaiškinti, o ne egzaminuoti konkursą rengiančią įmonę. Visiškai natūralu, kad įkyrėjus - mažėja Jūsų tikimybė tapti konkurso laimėtoju.
Taip pat pirkimo vykdytojui galima teikti pretenziją tokiu atveju, jeigu Jums atrodo kad tam tikri reikalavimai yra nepagrįsti. Žinoma, nepiktnaudžiaukite tuo.
Svarbu klausti ne tik tinkamu laiku, tačiau taip pat ir suformuluoti klausimą taip, kad jis būtų aiškus, suprantamas ir tuo pačiu nekeltų diskusijų. Kodėl? Paprasčiausiai tam nėra laiko. Taip pat formuluokite klausimus taip tiksliai, kad viename klausime nebūtų paslėpti dar keli.
Dažniausiai atsirandus klausimams verslininkai pateikia ir įvairiausių pasiūlymų, kurie turėtų pagerinti organizacijos rengiamą konkursą. Tiesa, tai, kad jis bus gerinamas – dažniausiai atrodo tik patiems verslininkams. Tuo tarpu Jūsų idėjų pateikimas, deja, gali Jus atitolinti nuo galimybės laimėti konkursą.
Taigi, jeigu atrodo, kad tam tikri pataisymai konkurse yra ne rekomendacijos pobūdžio, tačiau klaidos gali būti padarytos netyčia – tokiu atveju siūlome kreiptis į pirkimo vykdytoją ir paprašyti, kad jis patikslintų tam tikras vietas. Tačiau prašymas turi būti aiškus, konkretus ir nekritikuojantis.
Jeigu reikalingų pataisymų kiekis yra didelis – galima paprašyti, kad vykdytojas pateiktų sutarties redakcinę suvestinę. Tačiau tokius prašymus reikia teikti tik tada, kai neaiškumų tikrai daug, kai Jums atrodo, kad tos korekcijos yra būtinos. Tai negali būti susiję su paties verslininko pageidavimais, prašymais keisti sąlygas.
Ar pranešti apie klaidas yra būtina, kai jos akivaizdžios? Taip, kadangi kurios nors sąlygos neatitikimas gali sutrukdyti Jums laimėti konkursą, o jeigu ta sąlyga yra netinkamai suformuluota, palikta klaida – tokiu atveju korekcija yra būtina.
Pasiūlymo pateikimas vykdomas šiais žingsniais:
Pateiksime kelis pavyzdžius.
Tinkamas pavyzdys
Netinkamas pavyzdys
Sukonkretizavus savo pasiūlymus taip pat turite būtinai nurodyti prekės komplektaciją. Ypač tokiu atveju, kai tik su komplektacija gali įranga veikti sistemingai.
Žinoma, jeigu komplektacijoje yra priedai (durų rankenos, spynos ir t.t.), tokiu atveju reikia detalizuoti ne tik pagrindinės prekės, tačiau ir priedų gamintoją, modelį bei kitas charakteristikas. Vykdytojas turi tiksliai žinoti – kokią prekę gaus.
Tiekėjas privalo nurodyti, kad jis remiasi kitų ūkinių subjektų pajėgumais. Jeigu vėliau paaiškės, kad jis siūlė savo vieno kandidatūrą, tačiau rėmėsi kitų objektų resursais - tiekėjas nebegalės dalyvauti konkurse.
Labai svarbu, kad dokumentuose (abiejuose, kurie apibūdina prekės charakteristikas) – viskas būtų pateikta aiškiai, išsamiai ir tiksliai. Geriausia punktuoti, kadangi tokiu atveju pavyks kur kas greičiau ir paprasčiau susirasti reikalingą informaciją. Kuo viskas pateikta tiksliau – tuo geriau. Ne tik paprasčiau rasti informaciją, kuri reikalinga, tačiau ir taupomas vykdytojo laikas.
Nepateikus reikalingų dokumentų – Jūsų pasiūlymas gali būti paprasčiausiai atmetamas. Taigi, kad ir kokia tai maža smulkmena, tačiau matyti, kad labai svarbi.
Ypač reikšmingomis klaidomis laikomos tos, kurios yra susijusios su nurodytomis kainomis. Taip, skaičiavimus ir nurodomas kainas net ir vykdymo metu galima koreguoti, tačiau geriausi – kad to nereikėtų daryti.
Organizacijos keliami reikalavimai – dažnai griežti, tačiau juos atitikti be paklaidos – būtina.
Pavyzdžiui:
Geras pavyzdys
Blogas pavyzdys
Patikrinkite, ar visos kainos nurodytos, ar visi punktai yra užpildyti. Taip pat gali būti prašoma gana tiksliai nurodyti kainas. Dažniausiai tikslinama iki dviejų skaitmenų po kablelio tikslumu. Jeigu taip yra prašoma – taip ir nurodykite. Viskas turi būti padaryta pagal vykdytojo pageidavimus.
Nurodę kainas dar kelis kartus patikrinkite, ar viskas yra aišku, konkretu, tikslu ir svarbiausia, kad visi skaičiai yra „savo vietose“.
Kainų lentelėse taip pat nepalikite tuščių langelių, kainas reikia nurodyti poros skaičių po kablelio tikslumu (net ir tokiu atveju, kai tai yra nuliai).
Vykdytojas gali pateikti prašymą verslininkui, kad jis patikslintų tam tikrus dokumentus. Taip pat gali užduoti kelis klausimus. Jeigu pasitaiko tokia situacija – labai svarbu kuo greičiau į ją reaguoti ir atsakyti vykdytojui. Nesvarbu, ar atostogaujate, ar turite daug darbo – greita reakcija yra labai svarbi ir gali užtikrinti, kad būsite pastebėtas.
Žinoma, svarbu atsakyti į visus klausimus. Čia taip pat galioja taisyklė, kad reikia kuo skubiau reaguoti ir tuo pačiu kuo konkrečiau atsakyti. Venkite tuščiažodžiavimo.
Apskritai, kuo daugiau laiko skirsite – tuo tikresnis galite būti, kad Jūsų kandidatūra bus rimtai apsvarstoma.
Geras pavyzdys
Blogas pavyzdys
Kopijuojant dažnai paliekama netikslumų, o kuo detalesnį pasiūlymą pateiksite – tuo tiksliau vykdytojas žinos ko reikia tikėtis.
Sekite datą, kadangi pasibaigus pasiūlymo pateikimo terminui – dalyvauti konkurse nebėra galima.
Svarbiausia nelaukti paskutinės valandos, kadangi net ir pati geriausia sistema kartais lūžta. O pateikus pasiūlymą anksčiau būsite tikras, kad jis pasieks vykdytojus. Taigi, kuo anksčiau sužinosite apie konkursą – tuo daugiau laiko bus jums pasiruošti ir tuo pačiu pateikti pasiūlymą vykdytojui.
Konkurso vykdytojas ruošdamas pasiūlymą nusprendžia – koks vertinimo kriterijus bus naudojamas:
Kainos ar sąnaudų ir kokybės santykis;
Kainos ar sąnaudų santykis.
Priklausomai nuo šio kriterijaus turi būti paruošiami vienas arba du vokai.
Tais atvejais, kai pasiūlymas turi būti pateikiamas per du vokus – konkrečiai sąlygose yra nurodoma kokia informacija kiekviename voke turi būti pristatoma.
Labai svarbu tai, kad tame pačiame pirmame voke negalima pateikti informacijos apie galimas kainas ir sąnaudas. Tokiu atveju stengiamasi pasiekti kuo didesnį paslaugų pateikimo efektyvumą. Antrame voke, priešingai, gali būti pateikiama informacija tik apie kainas ir sąnaudas. Jeigu informacija apie kainas ir sąnaudas atsidūrė pirmame voke – tokiu atveju pasiūlymas net nebus vertinamas.
Svarbus aspektas, kad nėra reglamento, kuris apibrėžia – per kiek laiko organizatorius turi įvertinti pasiūlymus ir pateikti konkurso nugalėtoją. Tik apibrėžiama – iki kurios datos tiekėjas gali teikti savo kandidatūrą. Kartais pasiūlymų būna tiek daug, kad reikia laiko, kol visi jie objektyviai bus palyginami. Juk vykdytojų tikslas – pasirinkti kuo naudingesnį pasiūlymą. Europos Komisijos duomenimis, vertinant būtent tarptautinius pirkimus, vidutinė trukmė nuo vokų plėšimo dienos iki sutarties sudarymo ES šalyse 2018 metais vyravo nuo 30 iki 267 dienų. Laikoma, kad gavus atsakymą per 120 dienų – tai buvo gana greitas konkurso rezultato paskelbimas. Žinoma, Lietuvos Respublikos ribose rengiamuose konkursuose laiko ribos dažniausiai mažesnės, kadangi vienai pozicijai pateikiamų paraiškų skaičius – taip pat yra mažesnis.
Jeigu tiekėjui atrodo, kad kandidatų vertinimas užtruko per ilgai – tokiu atveju visada galima pateikti užklausą vykdytojui, kuris turi atsakyti – kodėl vertinimas reikalauja tiek daug laiko, kur yra trikdžiai ir per kiek laiko planuojama pateikti atsakymus.
Vykdytojui pasirinkus tiekėją, kuris ir laimėjo konkursą – jis paprašomas atsiųsti dokumentus, kurie įrodo kvalifikacijos gebėjimus ir tuo pačiu pašalinimo pagrindų nebuvimą įrodančių dokumentų kopijas. Tik gavęs bei įvertinęs šiuos dokumentus vykdytojas galiausiai pateikia galutinį sprendimą dėl konkurso nugalėtojo, patvirtina jį. Taip pat ir kiti tiekėjai, kurie dalyvavo konkurse – gauna pranešimą apie pasirenkamą konkurso nugalėtoją.
Pranešime pateikiama tik objektyvi informaciją, kurią turėtų žinoti visi dalyvavusieji. Svarbiausia atsiminti, kad vykdytojas negali pateikti šios informacijos:
Negalima viešinti pasiūlymo metu analizuojamų protokolų;
Negalima viešinti ekspertų bei komisijos išvadų;
Taip pat neviešinamos ir komisijos narių pavardės bei kiti asmeniniai duomenys;
Negalima teikti laimėjusio tiekėjo ir nelaimėjusių tiekėjų pasiūlymų lyginimo;
Negalima viešinti komisijos narių vertinimų.
Teikiant pretenzijas reikia įvertinti šiuos aspektus:
Labai svarbu griežtai laikytis nurodytų pretenzijų teikimo terminų.
Žinoma, pretenzija bus nagrinėjama tik tais atvejais, jeigu ji bus pateikta nurodyta forma. Pretenzija turi būti pateikiama raštu, per CVP IS priemonę.
Nurodoma pretenzija turi būti argumentuota, logiška.
Pirkimo vykdytojas per 6 dienas turi išnagrinėti pretenziją bei pateikti atsakymą. Tiekėjas, per nurodytą laiko tarpą negavęs atsakymo, turi teisę kreiptis į teismą.
Sutartis gali būti nutraukiama tokiu atveju, kai padaromas esminis sutarties pažeidimas. Tai reiškia, kad suteikiamos tiekėjo paslaugos pagal specifikaciją yra vertinamos atskirai. Kiekvienas elementas yra analizuojamas ir pažeidus tik vieną iš etapo dalių – tai nėra esminis sutarties pažeidimas, tad ir sutartis negali būti nutraukiama. Taigi, pirkimo vykdytojas turi kiekvienos sutarties etape nurodyti – kas laikoma esminiu pažeidimu konkrečioje dalyje.
Svarbu tai, kad tiekėjas, kuris pažeidžia esmines sąlygas arba dirba su nuolatiniais trūkumais – gali būti įtraukimas į nepatikimų tiekėjų sąrašą. Esant tokiame sąraše – ribojamas dalyvavimas viešuosiuose konkursuose. Patekus į sąrašą – ten fizinio asmens vardas arba įmonės vardas būna 3 metus.
Sutarties vykdymo metu gana griežtai laikomasi tokių normatyvų, kurie yra pateikiami. Žinoma, galimos minimalios korekcijos, tačiau jos – nėra reikšmingos. Svarbu tai, kad nusprendus pakoreguoti tam tikras sutarties smulkmenas – negalima jų keisti tik abiems šalims sutarus apie korekcijas. Kadangi tai nėra įprasta komercinė sutartis – ją koreguoti reikia remiantis VPĮ arba PĮ nuostatomis. Žinoma, taip pat reikalingas įvertinimas – ar sutarties keitimas tikrai yra pagrįstas ir reikalingas.
Informacijos šaltinis: viešųjų pirkimų tarnyba Tiesa, dažniausiai nuolatos dalyvaujantys, tačiau vis nelaimintys verslininkai daro tas pačias klaidas, kartoja jas metų metus. Su jomis susipažinus – paprasta išvengti.
Aptarsime svarbiausius niuansus, kurie Jums leis jaustis labiau užtikrintu dėl dalyvavimo.
Sudarius paslaugos pirkimo dokumentus galimos tik mažos korekcijos, tad labai svarbu ne tik prieš pasirašant sutartį, tačiau ir prieš pretenduojant į konkursą – kuo detaliau išsiaiškinti net ir pačias mažiausias smulkmenas. Taip taupote ne tik savo, tačiau ir organizacijos laiką. Galiausiai, viešieji pirkimai nėra ta sfera, kur svarbu tik laimėti. Juk dar reikės konkurso sąlygas įgyvendinti!
Būtinai įvertinkite, kokie yra projekto įgyvendinimo terminai, kokios sumos, net ir patys smulkiausi akcentai gali būti labai svarbūs.
Tiesa, norėdami sužinoti tam tikrus akcentus turite nepamiršti, kad svarbiausia yra išaiškinti, o ne egzaminuoti konkursą rengiančią įmonę. Visiškai natūralu, kad įkyrėjus - mažėja Jūsų tikimybė tapti konkurso laimėtoju.
Taip pat pirkimo vykdytojui galima teikti pretenziją tokiu atveju, jeigu Jums atrodo kad tam tikri reikalavimai yra nepagrįsti. Žinoma, nepiktnaudžiaukite tuo.
Suprantama, kad Jums gali kilti neaiškumų. Būtinai dėl jų aiškinkitės, tačiau tai neturi būti nei tardymas, nei ilgą diskusija.
Taigi, jeigu atrodo, kad tam tikri pataisymai yra ne rekomendacijos pobūdžio, tačiau jie gali būti padaryti netyčia – tokiu atveju siūlome kreiptis į pirkimo vykdytoją ir paprašykite, kad jis patikslintų tam tikras vietas. Tačiau prašymas turi būti aiškus, konkretus ir nekritikuojantis.
Jeigu reikalingų pataisymų kiekis yra didelis – tokiu atveju galima paprašyti, kad vykdytojas pateiktų sutarties redakcinę suvestinę. Tačiau tokius prašymus reikia teikti tik tada, kai neaiškumų tikrai daug, kai Jums atrodo, kad tos korekcijos yra būtinos. Tai negali būti susiję su paties verslininko pageidavimais, prašymais keisti sąlygas.
Ar pranešti apie klaidas yra būtina, kai jos akivaizdžios? Taip, kadangi kurios nors sąlygos neatitikimas gali sutrukdyti Jums laimėti konkursą, o jeigu ta sąlyga yra netinkamai suformuluota, palikta klaida – tokiu atveju korekcija yra būtina.
Pateiksime kelis pavyzdžius.
Sukonkretizavus savo pasiūlymus taip pat turite būtinai nurodyti prekės komplektaciją. Ypač tokiu atveju, kai tik su komplektacija gali įranga veikti sistemingai.
Žinoma, jeigu komplektacijoje yra priedai (durų rankenos, spynos ir t.t.), tokiu atveju reikia detalizuoti ne tik pagrindinės prekės, tačiau ir priedų gamintoją, modelį bei kitas charakteristikas. Vykdytojas turi tiksliai žinoti – kokią prekę gaus.
Labai svarbu, kad dokumentuose (abiejuose, kurie apibūdina prekės charakteristikas) – viskas būtų pateikta aiškiai, išsamiai ir tiksliai. Geriausia punktuoti, kadangi tokiu atveju pavyks kur kas greičiau ir paprasčiau susirasti reikalingą info. Kuo viskas pateikta tiksliau – tuo geriau. Ne tik paprasčiau rasti info, kuri reikalinga, tačiau ir taupomas vykdytojo laikas.
Nepateikus reikalingų dokumentų – Jūsų pasiūlymas gali būti paprasčiausiai atmetamas. Taigi, kad ir kokia tai maža smulkmena, tačiau matyti, kad labai svarbi.
Patikrinkite, ar visos kainos nurodytos, ar visi punktai yra užpildyti. Taip pat gali būti prašoma gana tiksliai nurodyti kainas. Dažniausiai tikslinama iki dviejų skaitmenų po kablelio tikslumu. Jeigu taip yra prašoma – taip ir nurodykite. Viskas turi būti padaryta pagal vykdytojo pageidavimus.
Nurodę kainas dar kelis kartus patikrinkite, ar viskas yra aišku, konkretu, tiksliu ir svarbiausia, kad visi skaičiai yra „savo vietose“.
Jeigu negalite patenkinti tam tikrų reikalavimų – visada galite kandidatuoti kaip ūkio subjektų grupė arba remtis kito subjekto vardu, tapti subrangovu.
Žinoma, verslas negali būti skoningas nei VMI, nei SODRAI, jis negali būti arti bankroto ribos.
Vykdytojas gali pateikti prašymą verslininkui, kad jis patikslintų tam tikrus dokumentus. Taip pat gali užduoti kelis klausimus. Jeigu pasitaiko tokia situacija – labai svarbu kuo greičiau į ją reaguoti ir atsakyti vykdytojui. Nesvarbu, ar atostogaujate, ar turite daug darbo – greita reakcija yra labai svarbi ir gali užtikrinti, kad būsite pastebėtas.
Žinoma, svarbu atsakyti į visus klausimus. Čia taip pat galioja taisyklė, kad reikia kuo skubiau reaguoti ir tuo pačiu kuo konkrečiau atsakyti. Venkite tuščiažodžiavimo.
Apskritai, kuo daugiau laiko skirsite – tuo tikresnis galite būti, kad Jūsų kandidatūra bus rimtai apsvarstoma.
Informacijos šaltinis: viešųjų pirkimų tarnyba
Tiesa, dažniausiai nuolatos dalyvaujantys, tačiau vis nelaimintys verslininkai, daro tas pačias klaidas, kartoja jas metų metus. Su jomis susipažinus – paprasta išvengti.
Aptarsime svarbiausius niuansus, kurie Jums leis jaustis labiau užtikrintu. Sužinosite kas yra viešieji pirkimai, kaip dalyvauti viešuosiuose pirkimuose ir susipažinsite su kita informacija šiame gide "Viešieji pirkimai pradedantiesiems. "
1. Viešųjų pirkimų aktai
Ar viešieji pirkimai yra tik paprasčiausias savo paslaugų pardavimas objektui? Ne visai. Kadangi viešuosiuose pirkimuose lėšos gaunamos iš valstybės, natūralu, kad stengiamasi užtikrinti maksimaliai racionalų jų panaudojimą, taip pat, sukurti tinkamą konkurencingumą, kuris leidžia laimėti tiems tiekėjams, kurie turi geriausią pasiūlymą.Parduodant prekes arba paslaugas organizacijoms, kurios gauna finansavimą iš valstybės – reikia griežtai atitikti keliamus reikalavimus ir tuo pačiu laikytis teisės aktų. Susipažinti su viešuosius pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais galite čia: viešųjų pirkimų įstatymas – svarbiausi punktai tiekėjams
2. Kas yra tiekėjas?
Tiekėjas yra vadinamas ūkinis subjektas, kuris siūlo atlikti tam tikrus darbus arba teikia prekes, paslaugas.Tiekėjais gali būti:
Konkrečiai tariant – tiekėjas yra tas asmuo, kuris konkursuose siūlo savo kandidatūrą, tikisi laimėti ir suteikti tas paslaugas, kurios yra nustatytos keliamose sąlygose.
3. Registracija CVP IS
CVP IS yra sistema per kurią yra vykdomi viešieji pirkimai, taip pat joje tiekėjai kelia savo kandidatūras, pristato reikalingus dokumentus ir atlieka kitus procesus, kurie būtini dalyvavimui. Sistemoje pirkimai turi būti fiksuojami tokiu atveju, jeigu jie yra didelės vertės, tai yra didesni nei 10 000,00 (dešimt tūkstančių) eurų be PVM.Registracija šioje sistemoje yra nemokama, tad kiekvienas tiekėjas, kuris racionaliai įvertina savo galimybes – gali teikti kandidatūrą. Užpildžius registracijos formą per 3 dienas statusas bus patvirtinimas ir tiekėjas gali teikti savo kandidatūrą jį dominančiame konkurse.
Tiekėjo registracija yra vykdoma tik vieną kartą. Net ir po ilgo laiko pasyvumo – paskyrą vėl galima naudoti.
4. Kaip sužinoti apie viešuosius pirkimus?
Pačiam pirmam sužinoti apie planuojamus skelbti pirkimus yra labai svarbu, kadangi tai leidžia ilgiau pasiruošti tinkamam pasiūlymo pateikimui, galiausiai, pradėti megzti santykius su organizacija ir sužinoti – ko jai reikia, kad patenkintos būtų abi pusės.Jeigu norite pats pirmas sužinoti apie tuos viešuosius pirkimus, kurie atitinka Jūsų verslo sritį – užsiprenumeruokite paslaugas pas mus ir asmeniškai elektroniniu paštu pats pirmas sužinokite apie viešuosius konkursus.
Neteks gaišti daug laiko peržiūrint skirtingus konkursus, kol rasite atitinkantį Jūsų sitį. Užsisakius mūsų paslaugas – sutaupysite daug laiko, kurį galėsite skirti tinkamam savęs reprezentavimui ir geram pasiūlymo pateikimui.
Kandidatavimui reikia laiko, tad siūlome pirmiausia įvertinti, ar tikrai turite realias galimybes laimėti, o tik tada bandyti. Kodėl? Nes tai sutaupys Jums daug laiko bei energijos. Jeigu atitinkate visus keliamus reikalavimus ir nėra jokių priežasčių dėl kurių kandidatuoti tam tikrame konkurse Jums neverta, kadangi nelaimėsite – tokiu atveju siūlome bandyti. Tai nėra sėkmės dalykas. Viskas priklauso nuo Jūsų kompetencijos.
Jeigu negalite patenkinti tam tikrų reikalavimų – visada galite kandidatuoti kaip ūkio subjektų grupė arba remtis kito subjekto vardu, tapti subrangovu.
5. Konkurso sąlygų analizavimas
Vien tik dalyvauti – nepakanka. Reikia tinkamai pasiruošti, įvertinti organizacijos, kuri skelbia konkursą, poreikius ir būtinai atsižvelgti į jų keliamus reikalavimus. Svarbūs niuansai gali būti pateikiami ne tik pagrindiniame skelbime, tačiau ir prieduose.Sudarius paslaugos pirkimo dokumentus galimos tik mažos korekcijos, tad labai svarbu ne tik prieš pasirašant sutartį, tačiau ir prieš pretenduojant į konkursą – kuo detaliau išsiaiškinti net ir pačias mažiausias smulkmenas. Taip taupote ne tik savo, tačiau ir organizacijos laiką. Galiausiai, viešieji pirkimai nėra ta sfera, kur svarbu tik laimėti. Juk dar reikės konkurso sąlygas įgyvendinti!
Būtinai įvertinkite, kokie yra projekto įgyvendinimo terminai, kokios sumos, net ir patys smulkiausi akcentai gali būti labai svarbūs.Pasirenkamas konkursas pirmiausia turi atitikti keliamą BVPŽ kodą. Tačiau tik konkurso radimas – dar ne viskas, kadangi reikalingas detalus dokumentacijos analizavimas, kuris padeda įvertinti – ar būsite pajėgus atitikti keliamus reikalavimus. Štai paraleliai gali atrodyti keli konkursai, kurie priskirti tam pačiam kodui. Tačiau pradėjus analizuoti keliamus kvalifikacinius reikalavimus bei kitas smulkmenas matyti, kad skirtumai – akivaizdūs ir tikrai ne visuose verta siūlyti savo kandidatūrą.
Viešųjų pirkimų skelbimuose įprastai pateikiama ši informacija:
5.1. Racionalus savo galimybių įvertinimas
Kiekvienu atveju gali būti keliami vis kitokie reikalavimai, tad tiekėjo atsakomybė įvertinti savo galimybes ir siūlyti kandidatūrą tik tokiu atveju, kai yra realios laimėjimo galimybės. Kuo daugiau konkurencijos – tuo didesnė tikimybė, kad konkursas bus skaidrus ir laimės geriausias tiekėjas, kuris bus pajėgus racionaliai realizuoti valstybės lėšas.Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad laimėjimo atveju tiekėjas gali atsisakyti suteikti paslaugas. Tačiau tokiu atveju jam dažniausiai taikomos piniginės nuobaudos, po kelių kartų jis net gali būti įtraukimas į nepatikimų tiekėjų sąrašą. Štai todėl svarbus savo galimybių įvertinimas ir dalyvavimas tik tokiu atveju, kai tiekėjas yra ramus, kad paslaugas suteikti galės.
5.2. Detalus smulkmenų vertinimas
Skaitymo metu gali kilti klausimų ir tai yra visiškai natūralu. Dažniausiai kuo ilgesnė patirtis konkursų dalyvavime – tuo tų klausimų kyla mažiau. Tačiau pačioje pradžioje jų daug, jie labai įvairūs ir jie yra visiškai suprantami, kad jeigu kuri nors skelbiamo konkurso vieta arba pasirašomos sutarties dalis Jums nėra aiški – būtinai ją reikia išsiaiškinti.Tiesa, norėdami sužinoti tam tikrus akcentus turite nepamiršti, kad svarbiausia yra išaiškinti, o ne egzaminuoti konkursą rengiančią įmonę. Visiškai natūralu, kad įkyrėjus - mažėja Jūsų tikimybė tapti konkurso laimėtoju.
Taip pat pirkimo vykdytojui galima teikti pretenziją tokiu atveju, jeigu Jums atrodo kad tam tikri reikalavimai yra nepagrįsti. Žinoma, nepiktnaudžiaukite tuo.
5.3. Laiko ribos užklausoms teikti
Paklausimams skirtas laikas dažniausiai yra nurodomas sutarties dokumentuose, tad tai būtinai reikia įvertinti. Viešuosiuose pirkimuose laikas yra labai svarbus, tad kuo greičiau gausite informaciją apie organizuojamą konkursą – tuo daugiau laiko turėsite ne tik jam pasiruošti, tačiau ir išsiaiškinti net ir mažiausias smulkmenas, kurios vėliau gali lemti darbų įgyvendinimo kokybę.Svarbu klausti ne tik tinkamu laiku, tačiau taip pat ir suformuluoti klausimą taip, kad jis būtų aiškus, suprantamas ir tuo pačiu nekeltų diskusijų. Kodėl? Paprasčiausiai tam nėra laiko. Taip pat formuluokite klausimus taip tiksliai, kad viename klausime nebūtų paslėpti dar keli.
5.4. Atsakingas požiūris į rengiamus konkursus
Suprantama, kad Jums gali kilti neaiškumų. Būtinai dėl jų aiškinkitės, tačiau tai neturi būti nei tardymas, nei ilgą diskusija.Dažniausiai atsirandus klausimams verslininkai pateikia ir įvairiausių pasiūlymų, kurie turėtų pagerinti organizacijos rengiamą konkursą. Tiesa, tai, kad jis bus gerinamas – dažniausiai atrodo tik patiems verslininkams. Tuo tarpu Jūsų idėjų pateikimas, deja, gali Jus atitolinti nuo galimybės laimėti konkursą.
Taigi, jeigu atrodo, kad tam tikri pataisymai konkurse yra ne rekomendacijos pobūdžio, tačiau klaidos gali būti padarytos netyčia – tokiu atveju siūlome kreiptis į pirkimo vykdytoją ir paprašyti, kad jis patikslintų tam tikras vietas. Tačiau prašymas turi būti aiškus, konkretus ir nekritikuojantis.
Jeigu reikalingų pataisymų kiekis yra didelis – galima paprašyti, kad vykdytojas pateiktų sutarties redakcinę suvestinę. Tačiau tokius prašymus reikia teikti tik tada, kai neaiškumų tikrai daug, kai Jums atrodo, kad tos korekcijos yra būtinos. Tai negali būti susiję su paties verslininko pageidavimais, prašymais keisti sąlygas.
Ar pranešti apie klaidas yra būtina, kai jos akivaizdžios? Taip, kadangi kurios nors sąlygos neatitikimas gali sutrukdyti Jums laimėti konkursą, o jeigu ta sąlyga yra netinkamai suformuluota, palikta klaida – tokiu atveju korekcija yra būtina.
6. Pasiūlymo rengimas -informacija pradedantiesiems
Planuodami pateikti pasiūlymą organizacijai – turite ne tik išanalizuoti savo verslo galimybes, tačiau ir organizacijos poreikius.6.1. Detalizuokite prekės pasiūlymą
Kuomet vykdytojui reikalinga konkreti prekė – labai svarbu pateikti išsamias jos charakteristikas, kad jis galėtų įvertinti, ar Jūsų pasiūlymas atitinka jo poreikius. Žinoma, taip pat verslininkas turi įvertinti savo galimybes. Labai svarbu kuo tiksliau apibrėžti siūlomos prekės charakteristikas, kad organizatorius galėtų įvertinti, ar Jūsų pasiūlymas atitinka jo poreikius.Pateiksime kelis pavyzdžius.
Tinkamas pavyzdys
| Parametras | Vykdytojo pageidavimai | Verslininko pasiūlymas |
|---|---|---|
| Kokybiškų durų svoris | Ne mažiau nei 20 kg. | 25 kg. |
Netinkamas pavyzdys
| Parametras | Vykdytojo pageidavimai | Verslininko pasiūlymas |
|---|---|---|
| Kokybiškų durų svoris | Ne mažiau nei 20 kg. | Ne mažiau nei 20 kg. Arba Galime pasiūlyti 19 kg. Arba 15 kg – geresnis pasirinkimas |
Sukonkretizavus savo pasiūlymus taip pat turite būtinai nurodyti prekės komplektaciją. Ypač tokiu atveju, kai tik su komplektacija gali įranga veikti sistemingai.
Žinoma, jeigu komplektacijoje yra priedai (durų rankenos, spynos ir t.t.), tokiu atveju reikia detalizuoti ne tik pagrindinės prekės, tačiau ir priedų gamintoją, modelį bei kitas charakteristikas. Vykdytojas turi tiksliai žinoti – kokią prekę gaus.
6.2. Detalizuokite ūkinius subjektus, kurių pajėgumais remsitės
Tais atvejais, kai konkurse dalyvaujate kartu su partneriais, kurie dažniausiai reikalingi tam tikram kvalifikacijos atitikimui – reikia juos detalizuoti ir tuo pačiu tiksliai apibrėžti – kokiais įstatais bus bendradarbiaujama.Tiekėjas privalo nurodyti, kad jis remiasi kitų ūkinių subjektų pajėgumais. Jeigu vėliau paaiškės, kad jis siūlė savo vieno kandidatūrą, tačiau rėmėsi kitų objektų resursais - tiekėjas nebegalės dalyvauti konkurse.
6.3. Pasirūpinkite reikalingais dokumentais ir jų priedais
Pateikdami pasiūlymą dėl tam tikros prekės – taip pat kartu turėtumėte pridėti ir dokumentus, kurie įrodo, kad Jūsų išskirtos savybės yra tokios, kaip kad apibrėžėte. Žinoma, ir pats verslininkas turėtų daugiau dėmesio skirti smulkmenoms. Pavyzdžiui, reikia patikrinti, ar savybės, kurias Jūs nurodėte dokumentuose ir tos, kurios nurodyto prekės specifikacijose – atitinka. Žinoma, kad visa informacija turi būti identiška.Labai svarbu, kad dokumentuose (abiejuose, kurie apibūdina prekės charakteristikas) – viskas būtų pateikta aiškiai, išsamiai ir tiksliai. Geriausia punktuoti, kadangi tokiu atveju pavyks kur kas greičiau ir paprasčiau susirasti reikalingą informaciją. Kuo viskas pateikta tiksliau – tuo geriau. Ne tik paprasčiau rasti informaciją, kuri reikalinga, tačiau ir taupomas vykdytojo laikas.
Nepateikus reikalingų dokumentų – Jūsų pasiūlymas gali būti paprasčiausiai atmetamas. Taigi, kad ir kokia tai maža smulkmena, tačiau matyti, kad labai svarbi.
6.4. Dalyvavimas tam tikruose pirkimo etapuose
Siekdamos kuo didesnės konkurencijos ir taip bandydamos gauti kuo geresnį pasiūlymą – organizacijos gali riboti dalyvavimą tam tikruose konkurso etapuose. Ribojama, kad tas pats tiekėjas negalėtų laimėti keliose konkurso dalyse.6.5. Žinoma, verslas negali būti skolingas nei VMI, nei SODRAI, jis negali būti arti bankroto ribos.
7. Dažniausiai pasitaikančios tiekėjų klaidos
Dažniausiai klaidų išvengimas ateina su praktika, tad kuo daugiau dalyvavimo – tuo daugiau tinkamo pasiruošimo ir tuo pačiu laimėjimų. Išskirsime dažniausiai tiekėjų daromas klaidas, kurios, tikimės, padės Jums tinkamai paruošti savo pasiūlymą.Ypač reikšmingomis klaidomis laikomos tos, kurios yra susijusios su nurodytomis kainomis. Taip, skaičiavimus ir nurodomas kainas net ir vykdymo metu galima koreguoti, tačiau geriausi – kad to nereikėtų daryti.
7.1. Neteikite pasiūlymo, kuris neatitinka reikalavimų
Tiekėjas negali teikti savo pasiūlymo racionaliai neįvertinęs galimybių laimėti. Tai reiškia, kad pasiūlymas gali būti teikiamas tik tokiu atveju, kai tiekėjas jaučiasi konkurencingas ir kai pateikdamas realią informaciją apie savo situaciją – gali laimėti.Organizacijos keliami reikalavimai – dažnai griežti, tačiau juos atitikti be paklaidos – būtina.
Pavyzdžiui:
Geras pavyzdys
| Parametras | Reikalavimas | Tiekėjo pasiūlymas |
|---|---|---|
| Batų dydis | 40 dydis | 40 dydis |
Blogas pavyzdys
| Parametras | Reikalavimas | Tiekėjo pasiūlymas |
|---|---|---|
| Batų dydis | 40 dydis | 40,5 dydis |
7.2. Klaidos susijusios su kainomis
Ypač reikšmingomis klaidomis laikomos tos, kurios yra susijusios su nurodytomis kainomis. Taip, skaičiavimus ir nurodomas kainas net ir vykdymo metu galima koreguoti, tačiau geriausi – kad to nereikėtų daryti.Patikrinkite, ar visos kainos nurodytos, ar visi punktai yra užpildyti. Taip pat gali būti prašoma gana tiksliai nurodyti kainas. Dažniausiai tikslinama iki dviejų skaitmenų po kablelio tikslumu. Jeigu taip yra prašoma – taip ir nurodykite. Viskas turi būti padaryta pagal vykdytojo pageidavimus.
Nurodę kainas dar kelis kartus patikrinkite, ar viskas yra aišku, konkretu, tikslu ir svarbiausia, kad visi skaičiai yra „savo vietose“.
Kainų lentelėse taip pat nepalikite tuščių langelių, kainas reikia nurodyti poros skaičių po kablelio tikslumu (net ir tokiu atveju, kai tai yra nuliai).
7.3. Pateikite visus dokumentus
Pasikartosime, kad labai svarbu pateikti visus dokumentus, priedus, kurie pagrindžia kvalifikacijas bei kitus reikalavimus. Taisyklingas dokumentų pateikimas yra vienas svarbiausių darbų tada, kai pretenduojate į konkursą. Ne veltui tam reikia skirti daugiau dėmesio, tad jokiu būdu nepasilikite dokumentų pateikimo darbų paskutinę akimirką.Vykdytojas gali pateikti prašymą verslininkui, kad jis patikslintų tam tikrus dokumentus. Taip pat gali užduoti kelis klausimus. Jeigu pasitaiko tokia situacija – labai svarbu kuo greičiau į ją reaguoti ir atsakyti vykdytojui. Nesvarbu, ar atostogaujate, ar turite daug darbo – greita reakcija yra labai svarbi ir gali užtikrinti, kad būsite pastebėtas.
Žinoma, svarbu atsakyti į visus klausimus. Čia taip pat galioja taisyklė, kad reikia kuo skubiau reaguoti ir tuo pačiu kuo konkrečiau atsakyti. Venkite tuščiažodžiavimo.
Apskritai, kuo daugiau laiko skirsite – tuo tikresnis galite būti, kad Jūsų kandidatūra bus rimtai apsvarstoma.
7.4. Nekopijuokite vykdytojo keliamų reikalavimų.
Net ir tais atvejais, kai galite iki mažiausių smulkmenų įgyvendinti vykdytojo keliamus reikalavimus – vis tiek siūlome jų nekopijuoti, tačiau savais žodžiais nurodyti pačius svarbiausius faktus, kurie apibrėžia Jūsų teikiamas paslaugas. Paprasčiausiai kopijuodami galite padaryti klaidų, kadangi net ir pačios mažiausios smulkmenos yra svarbios, tačiau galima jų nepastebėti.Geras pavyzdys
| Parametras | Reikalavimas | Tiekėjo pasiūlymas |
|---|---|---|
| Batų dydis | Nuo 38 iki 41 dydžio. | 40,5 dydis |
Blogas pavyzdys
| Parametras | Reikalavimas | Tiekėjo pasiūlymas |
|---|---|---|
| Batų dydis | Nuo 38 iki 41 dydžio. | Nuo 38 iki 41 dydžio. |
Kopijuojant dažnai paliekama netikslumų, o kuo detalesnį pasiūlymą pateiksite – tuo tiksliau vykdytojas žinos ko reikia tikėtis.
7.5. Nekoreguokite vykdytojo pateiktų dokumentų
Kaip jau minėjome – tam tikrais atvejais galima pamatyti vykdytojo paliktas klaidas, kurios visiškai iškraipo pasiūlymą. Tais atvejais, kai esate tikras, kad vykdytojas suklydo, kadangi konkurso pateiktose sąlygose tikrai yra nelogiškų dalių – galima pateikti vykdytojui užklausą su klausimu – ar tam tikra dalis yra tvarkinga. Tačiau tai negali būti aiškinimas, o tik pasitikslinimas. Negalima piktybiškai bei įkyriai koreguoti rengėjo pateikiamų niuansų, kadangi taip galite sulaukti jo nepasitekinimo ir dėl to Jūsų pasiūlymas bus atmetamas.8. Kaip dalyvauti pirkime? Pasiūlymo teikimo žingsniai
Nusprendus, kad pavyks atitikti keliamus reikalavimus ir pristatyti reikalingus dokumentus – laikas pateikti pasiūlymą. Konkurso sąlygose yra nurodoma – kokiais būdais tiekėjas gali pasiūlyti savo kandidatūrą. Dažniausiai nurodoma, kad pasiūlymas gali būti teikiamas tik per CVP IS sistemą. Išimtinais atvejais prašomas pasiūlymo pateikimas elektroniniu paštu.Sekite datą, kadangi pasibaigus pasiūlymo pateikimo terminui – dalyvauti konkurse nebėra galima.
Svarbiausia nelaukti paskutinės valandos, kadangi net ir pati geriausia sistema kartais lūžta. O pateikus pasiūlymą anksčiau būsite tikras, kad jis pasieks vykdytojus. Taigi, kuo anksčiau sužinosite apie konkursą – tuo daugiau laiko bus jums pasiruošti ir tuo pačiu pateikti pasiūlymą vykdytojui.
Konkurso vykdytojas ruošdamas pasiūlymą nusprendžia – koks vertinimo kriterijus bus naudojamas:
Priklausomai nuo šio kriterijaus turi būti paruošiami vienas arba du vokai.
| 1 vokas | 2 vokai |
|---|---|
| Pateikiamas tokiu atveju, kai vykdytojas nusprendžia, kad pasiūlymas turi būti vertinamas pagal kainą ar sąnaudas arba pagal kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį. Tokiu atveju visi pasiūlymai yra matuojami kiekybiškai ir visa reikalinga informacija yra pateikiama viename voke. | Pateikiami tokiu atveju, kai vykdytojas nusprendžia, kad pasiūlymas turi būti vertinamas pagal kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį. Tokiu atveju neįmanoma tik kiekybiškai apskaičiuoti naudos. Pasiūlymas turi būti pateikiamas per du vokus. |
Tais atvejais, kai pasiūlymas turi būti pateikiamas per du vokus – konkrečiai sąlygose yra nurodoma kokia informacija kiekviename voke turi būti pristatoma.
Labai svarbu tai, kad tame pačiame pirmame voke negalima pateikti informacijos apie galimas kainas ir sąnaudas. Tokiu atveju stengiamasi pasiekti kuo didesnį paslaugų pateikimo efektyvumą. Antrame voke, priešingai, gali būti pateikiama informacija tik apie kainas ir sąnaudas. Jeigu informacija apie kainas ir sąnaudas atsidūrė pirmame voke – tokiu atveju pasiūlymas net nebus vertinamas.
9. Viešojo konkurso rezultatai
Natūralu, kad atėjus konkurso pabaigos terminui tiekėjai tikisi kuo greičiau sužinoti rezultatus. Tiesa, organizatoriai negali atskleisti visos informacijos, kuri yra susijusi su pirkimais. Atskleidžiama informacija yra apibrėžiama VPĮ, PĮ nuostatose.Svarbus aspektas, kad nėra reglamento, kuris apibrėžia – per kiek laiko organizatorius turi įvertinti pasiūlymus ir pateikti konkurso nugalėtoją. Tik apibrėžiama – iki kurios datos tiekėjas gali teikti savo kandidatūrą. Kartais pasiūlymų būna tiek daug, kad reikia laiko, kol visi jie objektyviai bus palyginami. Juk vykdytojų tikslas – pasirinkti kuo naudingesnį pasiūlymą. Europos Komisijos duomenimis, vertinant būtent tarptautinius pirkimus, vidutinė trukmė nuo vokų plėšimo dienos iki sutarties sudarymo ES šalyse 2018 metais vyravo nuo 30 iki 267 dienų. Laikoma, kad gavus atsakymą per 120 dienų – tai buvo gana greitas konkurso rezultato paskelbimas. Žinoma, Lietuvos Respublikos ribose rengiamuose konkursuose laiko ribos dažniausiai mažesnės, kadangi vienai pozicijai pateikiamų paraiškų skaičius – taip pat yra mažesnis.
Jeigu tiekėjui atrodo, kad kandidatų vertinimas užtruko per ilgai – tokiu atveju visada galima pateikti užklausą vykdytojui, kuris turi atsakyti – kodėl vertinimas reikalauja tiek daug laiko, kur yra trikdžiai ir per kiek laiko planuojama pateikti atsakymus.
Vykdytojui pasirinkus tiekėją, kuris ir laimėjo konkursą – jis paprašomas atsiųsti dokumentus, kurie įrodo kvalifikacijos gebėjimus ir tuo pačiu pašalinimo pagrindų nebuvimą įrodančių dokumentų kopijas. Tik gavęs bei įvertinęs šiuos dokumentus vykdytojas galiausiai pateikia galutinį sprendimą dėl konkurso nugalėtojo, patvirtina jį. Taip pat ir kiti tiekėjai, kurie dalyvavo konkurse – gauna pranešimą apie pasirenkamą konkurso nugalėtoją.
Pranešime pateikiama tik objektyvi informaciją, kurią turėtų žinoti visi dalyvavusieji. Svarbiausia atsiminti, kad vykdytojas negali pateikti šios informacijos:
10. Pretenzijų pateikimo tvarka
Įstatymas užtikrina, kad kiekvienas tiekėjas, kuriam atrodo, kad konkursas buvo organizuotas netinkamai, o laimėtojas neatitinka keliamų reikalavimų – gali teikti pretenzijas. Lietuvoje laikomasi tvarkos, kad pretenzija pirmiausia pateikiama vykdytojui, kad jis galėtų įverianti – dėl kokių konkurso etapų yra abejojama. Tiekėjas gauna pretenzijos nagrinėjimą. Gali su juo sutikti arba ne. Jeigu nesutinka – tokiu atveju toliau nesusitarimai analizuojami teisme.Teikiant pretenzijas reikia įvertinti šiuos aspektus:
Pirkimo vykdytojas per 6 dienas turi išnagrinėti pretenziją bei pateikti atsakymą. Tiekėjas, per nurodytą laiko tarpą negavęs atsakymo, turi teisę kreiptis į teismą.
11. Sutarties vykdymo niuansai
Planuojantys dalyvauti konkursuose turi kuo daugiau dėmesio skirti sutarties sąlygoms, kadangi būtent jomis remiantis sutartis yra vykdoma. Pirkimo vykdytojas paskiria atsakingą žmogų, kuris prižiūri – ar tiekėjas laikosi nustatytų terminų, ar teikia tokio tipo prekes ir tokius jų kiekius, kokie yra numatyti sutartyse.Sutartis gali būti nutraukiama tokiu atveju, kai padaromas esminis sutarties pažeidimas. Tai reiškia, kad suteikiamos tiekėjo paslaugos pagal specifikaciją yra vertinamos atskirai. Kiekvienas elementas yra analizuojamas ir pažeidus tik vieną iš etapo dalių – tai nėra esminis sutarties pažeidimas, tad ir sutartis negali būti nutraukiama. Taigi, pirkimo vykdytojas turi kiekvienos sutarties etape nurodyti – kas laikoma esminiu pažeidimu konkrečioje dalyje.
Svarbu tai, kad tiekėjas, kuris pažeidžia esmines sąlygas arba dirba su nuolatiniais trūkumais – gali būti įtraukimas į nepatikimų tiekėjų sąrašą. Esant tokiame sąraše – ribojamas dalyvavimas viešuosiuose konkursuose. Patekus į sąrašą – ten fizinio asmens vardas arba įmonės vardas būna 3 metus.
Sutarties vykdymo metu gana griežtai laikomasi tokių normatyvų, kurie yra pateikiami. Žinoma, galimos minimalios korekcijos, tačiau jos – nėra reikšmingos. Svarbu tai, kad nusprendus pakoreguoti tam tikras sutarties smulkmenas – negalima jų keisti tik abiems šalims sutarus apie korekcijas. Kadangi tai nėra įprasta komercinė sutartis – ją koreguoti reikia remiantis VPĮ arba PĮ nuostatomis. Žinoma, taip pat reikalingas įvertinimas – ar sutarties keitimas tikrai yra pagrįstas ir reikalingas.
Informacijos šaltinis: viešųjų pirkimų tarnyba Tiesa, dažniausiai nuolatos dalyvaujantys, tačiau vis nelaimintys verslininkai daro tas pačias klaidas, kartoja jas metų metus. Su jomis susipažinus – paprasta išvengti.
Aptarsime svarbiausius niuansus, kurie Jums leis jaustis labiau užtikrintu dėl dalyvavimo.
Detaliai perskaitykite konkurso sąlygas
Vien tik dalyvauti – nepakanka. Reikia tinkamai pasiruošti, įvertinti organizacijos, kuri skelbia konkursą, poreikius ir būtinai atsižvelgti į jų keliamus reikalavimus. Svarbūs niuansai gali būti pateikiami ne tik pagrindiniame skelbime, tačiau ir prieduose.Sudarius paslaugos pirkimo dokumentus galimos tik mažos korekcijos, tad labai svarbu ne tik prieš pasirašant sutartį, tačiau ir prieš pretenduojant į konkursą – kuo detaliau išsiaiškinti net ir pačias mažiausias smulkmenas. Taip taupote ne tik savo, tačiau ir organizacijos laiką. Galiausiai, viešieji pirkimai nėra ta sfera, kur svarbu tik laimėti. Juk dar reikės konkurso sąlygas įgyvendinti!
Būtinai įvertinkite, kokie yra projekto įgyvendinimo terminai, kokios sumos, net ir patys smulkiausi akcentai gali būti labai svarbūs.
Domėkitės ir sužinokite
Skaitymo metu gali kilti klausimų ir tai yra visiškai natūralu. Dažniausiai kuo ilgesnė patirtis dalyvavimo konkursuose – tuo tų klausimų kyla mažiau. Tačiau pačioje pradžioje jų daug, jie labai įvairūs ir jie yra visiškai suprantami, kad jeigu kuri nors skelbiamo konkurso vieta arba pasirašomos sutarties dalis Jums nėra aiški – būtinai ją reikia išsiaiškinti.Tiesa, norėdami sužinoti tam tikrus akcentus turite nepamiršti, kad svarbiausia yra išaiškinti, o ne egzaminuoti konkursą rengiančią įmonę. Visiškai natūralu, kad įkyrėjus - mažėja Jūsų tikimybė tapti konkurso laimėtoju.
Taip pat pirkimo vykdytojui galima teikti pretenziją tokiu atveju, jeigu Jums atrodo kad tam tikri reikalavimai yra nepagrįsti. Žinoma, nepiktnaudžiaukite tuo.
Tinkamas laikas klausimams
Paklausimams skirtas laikas dažniausiai yra nurodomas sutarties dokumentuose, tad tai būtinai reikia įvertinti. Viešuosiuose pirkimuose laikas yra labai svarbus, tad kuo greičiau gausite info apie organizuojamą konkursą – tuo daugiau laiko turėsite ne tik jam pasiruošti, tačiau ir išsiaiškinti net ir mažiausias smulkmenas, kurios vėliau gali lemti darbų įgyvendinimo kokybę.Konkretus klausimų suformulavimas
Svarbu klausti ne tik tinkamu laiku, tačiau taip pat ir suformuluoti klausimą taip, kad jis būtų aiškus, suprantamas ir tuo pačiu nekeltų diskusijų. Kodėl? Paprasčiausiai tam nėra laiko. Taip pat formuluokite klausimus taip tiksliai, kad viename klausime nebūtų paslėpti dar keli.Suprantama, kad Jums gali kilti neaiškumų. Būtinai dėl jų aiškinkitės, tačiau tai neturi būti nei tardymas, nei ilgą diskusija.
Dokumentų korekcijos – negalimos ar nerekomenduotinos?
Dažniausiai atsirandus klausimams verslininkai pateikia ir įvairiausių pasiūlymų, kurie turėtų pagerinti organizacijos rengiamą konkursą. Tiesa, tai, kad jis bus gerinamas – dažniausiai atrodo tik patiems verslininkams. Tuo tarpu Jūsų idėjų pateikimas, deja, gali Jus atkirti nuo galimybės laimėti konkursą.Taigi, jeigu atrodo, kad tam tikri pataisymai yra ne rekomendacijos pobūdžio, tačiau jie gali būti padaryti netyčia – tokiu atveju siūlome kreiptis į pirkimo vykdytoją ir paprašykite, kad jis patikslintų tam tikras vietas. Tačiau prašymas turi būti aiškus, konkretus ir nekritikuojantis.
Jeigu reikalingų pataisymų kiekis yra didelis – tokiu atveju galima paprašyti, kad vykdytojas pateiktų sutarties redakcinę suvestinę. Tačiau tokius prašymus reikia teikti tik tada, kai neaiškumų tikrai daug, kai Jums atrodo, kad tos korekcijos yra būtinos. Tai negali būti susiję su paties verslininko pageidavimais, prašymais keisti sąlygas.
Ar pranešti apie klaidas yra būtina, kai jos akivaizdžios? Taip, kadangi kurios nors sąlygos neatitikimas gali sutrukdyti Jums laimėti konkursą, o jeigu ta sąlyga yra netinkamai suformuluota, palikta klaida – tokiu atveju korekcija yra būtina.
Konkretizuokite savo pasiūlymus
Kuomet vykdytojui reikalinga konkreti prekė – labai svarbu pateikti išsamias jos charakteristikas, kad jis galėtų įvertinti, ar Jūsų pasiūlymas atitinka jo poreikius. Žinoma, taip pat verslininkas turi įvertinti savo galimybes. Labai svarbu kuo tiksliau apibrėžti siūlomos prekės charakteristikas, kad organizatorius galėtų įvertinti, ar Jūsų pasiūlymas atitinka jo poreikius.Pateiksime kelis pavyzdžius.
Tinkamas pavyzdys
| Parametras | Vykdytojo pageidavimai | Verslininko pasiūlymas |
|---|---|---|
| Kokybiškų durų svoris | Ne mažiau nei 20 kg. | 25 kg. |
Netinkamas pavyzdys
| Parametras | Vykdytojo pageidavimai | Verslininko pasiūlymas |
|---|---|---|
| Kokybiškų durų svoris | Ne mažiau nei 20 kg. | Ne mažiau nei 20 kg. Arba Galime pasiūlyti 19 kg. Arba 15 kg – geresnis pasirinkimas |
Sukonkretizavus savo pasiūlymus taip pat turite būtinai nurodyti prekės komplektaciją. Ypač tokiu atveju, kai tik su komplektacija gali įranga veikti sistemingai.
Žinoma, jeigu komplektacijoje yra priedai (durų rankenos, spynos ir t.t.), tokiu atveju reikia detalizuoti ne tik pagrindinės prekės, tačiau ir priedų gamintoją, modelį bei kitas charakteristikas. Vykdytojas turi tiksliai žinoti – kokią prekę gaus.
Pasirūpinkite, kad visi dokumentai būtų pateikti
Pateikdami pasiūlymą dėl tam tikros prekės – taip pat kartu turėtumėte pridėti ir dokumentus, kurie įrodo, kad Jūsų išskirtos savybės yra tokios, kaip kad apibrėžėte. Žinoma, ir pats verslininkas turėtų daugiau dėmesio skirti smulkmenoms. Pavyzdžiui, reikia patikrinti, ar savybės, kurias Jūs nurodėte dokumentuose ir tomis, kurios nurodyto prekės specifikacijose – atitinka. Žinoma, kad visa info turi būti identiška.Labai svarbu, kad dokumentuose (abiejuose, kurie apibūdina prekės charakteristikas) – viskas būtų pateikta aiškiai, išsamiai ir tiksliai. Geriausia punktuoti, kadangi tokiu atveju pavyks kur kas greičiau ir paprasčiau susirasti reikalingą info. Kuo viskas pateikta tiksliau – tuo geriau. Ne tik paprasčiau rasti info, kuri reikalinga, tačiau ir taupomas vykdytojo laikas.
Nepateikus reikalingų dokumentų – Jūsų pasiūlymas gali būti paprasčiausiai atmetamas. Taigi, kad ir kokia tai maža smulkmena, tačiau matyti, kad labai svarbi.
Klaidos, kurios susijusios su kainomis
Ypač reikšmingomis klaidomis laikomos tos, kurios yra susijusios su nurodytomis kainomis. Taip, skaičiavimus ir nurodomas kainas net ir vykdymo metu galima koreguoti, tačiau geriausi – kad to nereikėtų daryti.Patikrinkite, ar visos kainos nurodytos, ar visi punktai yra užpildyti. Taip pat gali būti prašoma gana tiksliai nurodyti kainas. Dažniausiai tikslinama iki dviejų skaitmenų po kablelio tikslumu. Jeigu taip yra prašoma – taip ir nurodykite. Viskas turi būti padaryta pagal vykdytojo pageidavimus.
Nurodę kainas dar kelis kartus patikrinkite, ar viskas yra aišku, konkretu, tiksliu ir svarbiausia, kad visi skaičiai yra „savo vietose“.
Įvertinkite savo galimybes
Kandidatuoti reikia laiko, tad siūlome pirmiausia įvertinti, ar tikrai turite realias galimybes laimėti, o tik tada bandyti. Kodėl? Nes tai sutaupys Jums daug laiko bei energijos. Jeigu atitinkate visus keliamus reikalavimus ir nėra jokių priežasčių dėl kurių kandidatuoti tam tikrame konkurse Jums neverta, kadangi nelaimėsite – tokiu atveju siūlome bandyti. Tai nėra sėkmės dalykas. Viskas priklauso nuo Jūsų kompetencijos.Jeigu negalite patenkinti tam tikrų reikalavimų – visada galite kandidatuoti kaip ūkio subjektų grupė arba remtis kito subjekto vardu, tapti subrangovu.
Žinoma, verslas negali būti skoningas nei VMI, nei SODRAI, jis negali būti arti bankroto ribos.
Pasirūpinkite reikalingais dokumentais
Taisyklingas dokumentų pateikimas yra vienas svarbiausių darbų tada, kai pretenduojate į konkursą. Ne veltui tam reikia skirti daugiau dėmesio, tad jokiu būdu nepasilikite dokumentų pateikimo darbų paskutinę akimirką.Vykdytojas gali pateikti prašymą verslininkui, kad jis patikslintų tam tikrus dokumentus. Taip pat gali užduoti kelis klausimus. Jeigu pasitaiko tokia situacija – labai svarbu kuo greičiau į ją reaguoti ir atsakyti vykdytojui. Nesvarbu, ar atostogaujate, ar turite daug darbo – greita reakcija yra labai svarbi ir gali užtikrinti, kad būsite pastebėtas.
Žinoma, svarbu atsakyti į visus klausimus. Čia taip pat galioja taisyklė, kad reikia kuo skubiau reaguoti ir tuo pačiu kuo konkrečiau atsakyti. Venkite tuščiažodžiavimo.
Apskritai, kuo daugiau laiko skirsite – tuo tikresnis galite būti, kad Jūsų kandidatūra bus rimtai apsvarstoma.
Informacijos šaltinis: viešųjų pirkimų tarnyba